Тендеры и закупки: почему побеждает не самый дешевый, а тот, кто докажет низкую совокупную стоимость владения

6 апреля 2026 0:00

Тендеры и закупки: почему побеждает не самый дешевый, а тот, кто докажет низкую совокупную стоимость владения

При проведении закупок инвентаря для весенней уборки многие организации в Беларуси ориентируются на единственный критерий — минимальную цену. Формально это соответствует требованиям экономии бюджетных средств. Однако на практике такой подход приводит к прямо противоположному результату: постоянным заменам сломанного инструмента, простоям персонала, срыву сроков уборки и многократному превышению первоначальной сметы.

В чем ошибка оценки только по цене за единицу?

Любой инвентарь имеет срок службы. Дешевая лопата стоит в несколько раз меньше профессиональной, но ее реальный ресурс в условиях интенсивной эксплуатации составляет от одной до трех недель. Профессиональная лопата служит три-пять лет. Если пересчитать стоимость на один месяц работы, дешевый инструмент оказывается дороже. То же самое с мешками для мусора: тонкий мешок стоит дешевле, но он часто рвется, требуя двойного расхода и дополнительного времени на переупаковку отходов. Перчатки без покрытия быстро протираются, их приходится менять каждые несколько дней, тогда как качественные перчатки с ПВХ-точкой выдерживают недели. При тендерной оценке, где учитывается только цена заявки, эти различия не видны. Победитель с минимальной ценой поставляет товар, который через месяц требует новой закупки. В итоге организация тратит бюджет дважды, а иногда и трижды за сезон, плюс несет косвенные потери от простоев и сверхурочной работы персонала.

Что такое совокупная стоимость владения и как ее рассчитать?

Совокупная стоимость владения (Total Cost of Ownership, TCO) — это сумма всех затрат, связанных с приобретением и использованием товара за весь период его службы. Для инвентаря весенней уборки в расчет включаются:

· закупочная цена единицы товара;
· количество замен за сезон (или за срок службы);
· затраты на хранение запасов;
· потери времени персонала на замену сломанного инструмента;
· расходы на срочную доставку при дефиците;
· влияние на производительность труда.

Пример для лопат. Организация закупает 100 лопат. Поставщик А предлагает цену X рублей за штуку, поставщик Б — цену 3X рублей за штуку. При визуальном сравнении побеждает поставщик А. Однако лопаты поставщика А ломаются в среднем через три недели, а лопаты поставщика Б служат три года. За три года организации потребуется 15-20 партий лопат от поставщика А (с учетом роста цен на каждую следующую закупку). Итоговая сумма за три года у поставщика А окажется в несколько раз выше, чем единоразовая закупка у поставщика Б. При этом добавляются затраты на оформление каждой новой закупки, на доставку, на время работы отдела закупок и на простои бригад. Для мешков для мусора расчет аналогичен. Дешевый мешок стоит Y рублей, но рвется в каждом третьем случае. Прочный мешок стоит 1,5Y рублей, но рвется один раз на сотню использований. С учетом того, что при разрыве мешка сотрудник тратит дополнительное время на сбор рассыпанного мусора, совокупные затраты на дешевые мешки превышают затраты на качественные уже в течение первой недели массовой уборки.

Как аргументировать закупку более дорогого инвентаря?

Снабженцы часто сталкиваются с непониманием: почему нужно платить больше, когда есть предложение дешевле. Чтобы отстоять экономически обоснованную закупку, необходимо представить расчет совокупной стоимости владения. Очень полезно провести тестовую эксплуатацию: закупить небольшую партию дешевого и дорогого инвентаря, выдать разным бригадам на один месяц и зафиксировать количество поломок, замен, а также время, затраченное на выполнение типового объема работ. Далее оценивается прогнозная потребность на сезон. Если дешевые лопаты ломаются каждые три недели, а сезон длится два месяца, то на одного дворника потребуется три лопаты вместо одной. Умножив на количество сотрудников и на стоимость лопат, получаем затраты по дешевому варианту.

Сравнение с затратами на покупку одной профессиональной лопаты на того же сотрудника показывает реальную выгоду.

Также необходимо добавить косвенные затраты. Стоимость часа работы дворника или уборщицы (ставка плюс начисления) умножается на время, теряемое из-за поломок: замена инструмента, поиск нового, повторная уборка рассыпанного мусора. Эта сумма часто перекрывает разницу в цене инвентаря.

Как поставщику доказать свою ценность на тендере?

Если вы выступаете в роли поставщика, ваша задача — не снижать цену до минимальной, а убедить заказчика в низкой совокупной стоимости владения. Для этого в заявке и в переговорах следует делать акцент на следующих аргументах. Предоставьте данные о реальном сроке службы вашего инвентаря. Не просто «высокое качество», а конкретные показатели: лопата выдерживает не менее 1000 циклов нагрузок, грабли не деформируются при усилии до 50 кг, мешки сохраняют целостность при заполнении ветками до 15 кг. Если есть результаты испытаний или отзывы других юридических лиц, приложите их. Покажите расчет экономии для заказчика. Возьмите за основу средние рыночные цены на дешевый инвентарь и частоту его замен. Продемонстрируйте, что ваша более дорогая лопата за три года обойдется дешевле, чем три ежесезонные закупки дешевых аналогов. Участвуйте в тендерах с критерием оценки, отличным от минимальной цены. Некоторые заказчики применяют балльную систему, где оцениваются качественные характеристики: материал, срок службы, наличие сертификатов. В таких закупках преимущество профессионального инвентаря становится очевидным.

Выбор поставщика по минимальной цене за единицу товара ведет к скрытым перерасходам, простоям и постоянным заменам инвентаря. Побеждать на тендере и закупать выгодно должен не тот, кто дешевле, а тот, кто докажет низкую совокупную стоимость владения. Для заказчика это означает переход от оценки цены закупки к оценке затрат за весь период использования. Для поставщика — умение аргументировать долгосрочную выгоду, предоставлять данные о ресурсе и гарантиях. Обращайтесь к менеджерам для получения коммерческого предложения.

Товары

Все 5

Субботник 2

Мешки для мусора 160-240 литров 1

Назад к списку